深圳市慈缘慈善基金会

财务支出制度

为了加强慈缘基金会内部财务管理，使财务工作更加规范、高效。明确基金会工作人员在财务活动中应该遵守的规章制度和流程，特制定此财务支出制度。

慈缘基金会执行民间非营利组织会计制度，在资金的管理上实行“统一管理，分级把关、预算控制、手续完备”的支出原则。

第一条、    支出申请及审核流程

(一)     在需要财务部门支出款项时，由直接经办人在钉钉上提交《财务支出凭单》，需按钉钉上的内容逐条填写清楚后进入审批流程，部门审核（审核是否符合项目预算内容和额度）→出纳审核（审核合同票据合规、准确、验票）→会计审核（审核账上可用额度及全面复核）→秘书长（审核流程合规高效）。在钉钉上完成全部审核程序后由财务网银转账，银行转账回单上传到钉钉凭单。直接经办人和部门负责人对此笔业务的真实性负责。

(二)   提交《财务支出凭单》时应按照支付项目等钉钉必填项分门别类整理票据分别提交钉钉。

(三)   每日15点前在钉钉提交支出凭单，审批通过的，由财务部门当日办理支付，15点以后提交次日办理支付，紧急情况需提前与财务说明。

第二条、  支出类别（借款、报销与直接支出）

(一)     借款

借款是指在没有取得正规票据的情况下由财务支付的款项，需在取得票据后予以核销。

1. 借款时由财务打印多联《财务支出凭单》，第一联财务记账，第二、三、四联交由借款人，核销时与核销票据一起交回财务。

2. 治疗费借款应在治疗完成后及时核销，最长不超过3个月。

3. 差旅费借款应提交《出差审批单》，并按《慈缘基金会出差费用规定》及时核销。

4. 其他借款应在30天内核销。

5. 票据核销由直接经办人负责，经办人应及时追要核销票据，超过期限未核销款项，如无特殊情况，应计入绩效考核未完成工作。

(二)     报销

报销是指已取得正规票据的情况下由财务支付的款项。

报销时直接提交《财务支出凭单》，票据原件按要求分门别类粘贴好后按照钉钉流程审核。

(三)     直接支出

直接支出是指发放给个人的各种款项，如工资、劳务费，被救助人生活补助等。

1.  直接打给个人的工资、劳务费等支出，需要提供收款人身份证复印件及收款银行卡信息；

2.  直接打给被救助人的支出，需要有情况说明、贫困证明、收款人身份证明（如收款人不是受助人本人，须证明收款人与受助人的直系亲属关系）、收款银行卡信息。

第三条、   支出审核管理规定

    (一)      付款给同一单位（或个人）总金额在5000元以上的非治疗费支出需要提前提交《采购审批单》，审批通过后方可进行采购。原则上须比价三家后签订合同（需提交比价单，合同签署按照行政管理要求另行规定），财务必须见合同后付款。如无法签订正式合同，须提供该笔支出相关的所有证明材料，证明该笔业务的真实性。合同由运营管理部统一登记、保管、备查。

(二)     支付单笔金额在2000元(含)以上的，需支付到直接收款方账户，不

可由经办人中转。遇有特殊情况需要现金支出的（转账到经办人个人账户一律属于现金支出），需由项目负责人写《情况说明》并提供商家签字盖章的《现金签收单》或者转账给商家的证明材料（手机或电脑支付截屏、刷卡单据、对账单等）。

(三)     支付单笔金额大于（含）200000元的，需填写《大额支出审批表》，

审批通过后财务按照审批的额度支付款项。

(四)     交通费审核

1. 报销车辆燃油费和过路费应写明事由、行驶里程、起始地点

2. 外出办事应尽量乘坐公共交通工具，员工加班、携带物品较多或工作需要等可以乘坐出租车，报销时写明事由、起始地点。

(五)     治疗费审核

1.  治疗费包括救助患儿的住院费、医药费（包括外购药）、康复费（包括外购康复器材）、检查费等；

2.  治疗费应提供医院正规收费票据，支付金额应不高于票面个人支付金额（即不含新农合、医保支付部分）；尽量提供票据原件，提供原件有困难的可以使用医院发票复印件，发票复印件上必须注明基金会支付金额并由项目负责人签字确认。因特殊情况借款时直接支付给个人的费用，需提供发票原件进行核销。

      3. 票据抬头必须是患儿姓名或基金会全称；票据开具单位必须与基金会支付时收款单位一致；

4. 支付治疗费所需材料：

A.贫困家庭助医个案治疗费支付，首次办理时须提交三项资料清晰图

片（助医申请表首页、监护人约定（含转捐协议）、贫困证明）。同一患儿只需提交一次上述转款材料。备注中须注明“首次”或“非首次”。

B.孤儿治疗费转款时，首次办理时需提交与福利院签订的寄养协议。

C.限定性个案余款转捐，需要先提交《转捐凭单》，完成签字并打印后交给财务办理支出，《转捐凭单》由财务负责单独存档。

(六)     委托项目款审核

委托项目款是指捐赠给其他社会组织的公益项目款，需要收款方开具正规捐赠票据。办理捐款捐物业务时需提供具有法律效力的捐赠合同书，合同内容要符合捐赠业务的要求。

1、支付捐款后，收款方应按合同要求提供捐赠发票。

2、对外捐物时需要受赠方提供《物品接收单》，接收单要有接收单位盖章签字，捐赠给个人的接收单要有签名。捐赠固定资产时办理产权变更手续。

(七)     一次性公益活动和慈善捐助支出预算额超过20万元的，根据本基金会章程规定，报基金会理事会研究决定，由理事长签字报基金会的业务主管部门和登记管理机构备案。

      （八）  劳务费支出超过5000元以上的需签订劳务合同。

    （九）  基金会所有支出均为银行转账，不提供现金支付。

    （十）  所有支出应符合预算，超预算一律不予支付。

第四条、  支付费用标准

   (一)     日常小额费用

日常行政及项目执行费用，如快递费、小额办公用品、复印等，金额

不超过500元的按实际发生金额支付。

(二)     餐饮费（因公产生的餐饮费）

1.  按照每人每餐不超过50元标准的实际发生金额支付；

2.  特别情况须提前申请提高用餐标准，最高限不超过人均150元标准支付；

3.  报销时写明用餐事由、用餐人员名单，并附菜单。

           (三)  会议费

会议费用分为参会和办会两种情况：

1.  参加会议办理借款时提供会议通知或邀请函，外地参会需要填写出差审批单，报销时按照会议通知的收费标准支付。

2．主办会议按照项目计划内容和项目预算内执行，提前做财务报备。借款时提供会议预算，有承办单位时要提供承办合同，会议结束时承办单位提供加盖财务专用章的会议决算单。报销时要提供会议签到簿，签到簿要注明参会人员姓名、职务和工作单位。

 （四） 差旅费

按照《出差费用规定》执行。

（五） 固定资产

1.购买单价大于2000元的物品应作为固定资产；

2.购买前在钉钉填写《采购审批单》并提供货比三家比价单，审批通过后提交支出凭单财务付款；

3.发票需提供购买物资或服务的明细。

（注：合作项目购买单价大于2000元的自用物品时，应作为物料费，不需提交采购审批单，直接提交《财务支出审批单》，并附货比三家比价单进行审批支付。）

（六） 物料费

1.  物料费是购买单价小于2000元的物品物资等；

2.  发票需提供物品明细。

（七）资金救助

1.  直接支付给受助人的生活补助，每人每次支付不超过2000元；如患儿筹款预算中包含此类支出，可根据预算进行支付；

2.  需提供贫困证明、情况说明、身份证明、银行卡复印件。

第五条、  票据合规标准

(一)      所有票据必须字迹清楚、数字准确、内容真实。内容必须具备：开票日期、付款人全称（深圳市慈缘慈善基金会）、收款单位财务章或公章。发现票据内容有错误的，由出具单位重开或者更正，更正处加盖收款单位的财务章或公章。票据金额有错误的，由出具单位重开，不得在票据上更正。

(二)     票据丢失的，应取得原开出单位票据存根联复印件，在复印件注明“此票据由我单位开出，特此证明”并加盖公章，对确实无法取得复印件的， 由当事人写出详细情况说明，经批准后可入账。

(三)     自制单据（如签收条等）需字迹清晰可辨认，金额大小写一致。如确需有更正的，需要在更正处按手印。

(四)    对记载内容不正确、不完整的票据予以退回，要求更换、更正、补充；

(五)    全部票据须由经办人在票据背面签名；

(六)    一笔业务有多张票据的，按费用类别，分开平铺式粘贴（即能看到每张票面完整信息，最大可用A4纸铺满，尽量使用回收纸粘贴）。

第六条、本规定在2014年版《慈缘基金会财务报销办法》基础上， 于2018年9月第2次修订、2019年6月第3次修订，根据基金会工作具体情况更名为《慈缘基金会财务支出制度》，从最后一次修订后正式公布之日起执行，由基金会运营管理部最终解释。