深圳市慈缘慈善基金会
出差费用规定
为了进一步加强基金会对出差的管理,有效控制费用支出, 结合机构实际情况,本着高效务实、节俭环保、方便快捷的原则,特制定本规定,具体如下:
第一条 本规定是为规范出差费用报销而制定。出差费用分两类,第一类是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差(合作洽谈、交流培训等)所发生的费用,包括:城市间交通费、住宿费、工作餐费和市内交通费、招待费、其他费用等。第二类是指到项目地执行项目期间,按照项目预算内容支出的费用,包括但不限于以上第一类费用。
第二条 员工出差前须在钉钉提交《出差审批单》,写明出差人员、出差事由、主要地点、路线、时间和往返的交通工具、费用预算、申请借款金额,经直接主管审批、财务审批、秘书长审批,并作为借款和报销依据。凡申请未得事先批准的,一律不予报销。
第三条 员工出差途中,因工作需要临时增加出差行程(不在已审批过的出差行程内),须在钉钉再次提交《出差审批单》经直接主管审批、财务审批、秘书长审批,其增加的行程单独作为一次出差,单独报销。
第四条 员工垫付的出差费用或预借的出差借款,应于出差返回后5个工作日内办理报销或核销,不得拖欠。超期未核销费用,将被扣减绩效评估分值。
第五条 如已办理出差审批借款后因故取消行程,应在3日内退回所借款项。
第六条 出差借款若三日内往返最高限额6000元;若三日以上根据任务情况一般最高限额为30000元,特殊情况需用金额较多的,需经直接主管和秘书长审批。
第七条 城际间交通工具乘坐及报销标准
1、 乘坐飞机标准:
(1)出差路途较远(单程超过1200公里)或出差任务紧急的,可乘坐飞机。
(2)乘坐飞机仅限选择经济舱(普通舱)标准。
2、 乘坐火车标准:
(1)出差员工可根据出差地点、时间及具体情况,原则上路途较近(单程不超过1200公里)的需申请乘坐火车/高铁/动车。
(2)出差员工可优选夕发朝至的卧铺高铁/动车,乘坐时间连续超过6小时以上的,可购卧铺车票。
(3)火车/高铁/动车车票购买标准:
原则上购票标准为高铁/动车二等座,卧铺硬卧;如有特殊情
况,经秘书长审批,可升级一等座或软卧。
3、乘坐轮船标准:
原则上最高标准为二等舱。
4、自驾车标准:
为保证安全,基金会不提倡自驾私家车出差,如因工作需要自驾基金会车辆执行项目,需事先提请直接主管和秘书长审批。自驾车出差期间的费用按照预算清单内容实报实销。
5、 租赁车辆标准
(1)偏远地区乘坐公共交通工具不便的,可以在当地租用车辆和司机。
(2)为保证安全性和方便提供发票合同等,原则上尽量租用正规租赁公司车辆。租赁汽车都必须与车辆出租方签订租车协议,须明确约定双方权利义务,及是否包含燃油费、过路费等细节。
(3)车辆租用标准为适用于当地路况,能保证行车安全的车辆,原则上不允许租用豪华高档车辆。
6、 城际间交通费按上述标准凭票实报实销。
第八条、市内交通工具及报销标准:
1、市区到机场应选择机场大巴交通工具,若时间较晚或携带物品较多可乘坐出租车(网约车)。
2、出差期间市内交通应选择经济实用的交通工具。
3、市内交通费按上述要求凭票实报实销。
第九条、餐饮费标准
1、出差期间的餐饮费每人每日不超过150元限额实报实销。如有特殊情况,须提前向直接主管进行申请。餐饮费每餐人均上限150元。
2、出差期间发生的餐饮费必须与同期间其他费用同批提报,不得分批单独提交,提交钉钉时须在【摘要内容】注明每一次餐饮费对应的用餐时间、人数、事由。
3、餐饮费不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,不得提供香烟和高档酒水,不得使用私人会所、高消费餐饮场所。
第十条 住宿费标准
住宿费是指工作人员因公出差期间入住宾馆酒店发生的房租费用,不同出差地区应按照标准报销住宿费,采用实报实销。住宿费标准详见《慈缘基金会出差住宿费标准明细表》。如遇特殊情况超出住宿费标准,需写情况说明,由直接主管签字审批后方可报销。
第十一条 出差期间的办公费包括小额的打字复印费、快递费、办公用品等,采用实报实销。
第十二条 若在有接待单位承担的费用下,与之相关的费用不再报销。
第十三条 员工外出参加含食宿费用的付费会议或培训,期间不再报销额外的食宿费;会议或培训期间不安排食宿的,需附相关证明,按出差相关标准执行。
第十四条 基金会所有人员出差期间通讯费不予额外报销,含在每月福利补助中。
第十五条 两个以上(含两个)员工一同出差的,返回后必须一同报销出差费用,不得分开报销。
第十六条 员工出差期间办理私事的一切费用,均由个人自理。
第十七条 费用超出基金会报销标准部分提请直接主管审批后方可报销,如未按要求通过审批则由个人承担。
第十八条 所有需要直接主管审批的事项,须在已提交的出差审批单下做申请记录,主管回复审批意见。
第十九条 票据合规标准
所有票据必须真实合法,【深圳市慈缘慈善基金会】为正确合规发票抬头必须填写完整,票据必须加盖有发票专用章或财务章。
1、交通费票据
(1)火车票飞机票必须本人姓名,飞机票需要行程单和登机牌;
(2)出租车(网约车)在票据空白处注明事由、起始地点、乘坐人数;
(3)租赁汽车的票据,须在发票背面空白处注明所到地点、行驶里程、乘坐人数。
2、餐费票据
餐费票据需要附菜单明细,并在发票背面空白处注明用餐事由、用餐人数。
3、住宿费票据
住宿费票据需要写清住宿天数,每天金额,总金额。如票据只开具总金额的需要附宾馆酒店的住宿明细单。
4、票据提交流程:
(1)、所有票据提交前须由经办人自行检查发票抬头、发票章等票面信息是否正确;
(2)、按费用类别,分开平铺式粘贴(即能看到每张票面完整信息,最大可用A4纸铺满,尽量使用回收纸粘贴);
(3)、按费用类别分别提交钉钉《财务支出凭单》;
(4)、直接主管审核按项目计划和预算内容支出(如超出预算须补充超出原因的说明,由经办人和直接主管签字);
(5)、出纳审核票据合规性、真实性、金额准确性;
(6)、会计审核账上可用余额和全面复核票据;
(7)、秘书长审核流程规范高效;
(8)、出纳负责将银行回单上传。
5、不合规票据处理:财务审核剔除的不合规票据,由财务填写《不合规票据清单》,返回经办人按照财务意见处理。
第二十条 本规定在2014年版基础上,2016年1次修订,2018年6月2次修订,2019年6月3次修订,从最后一次修订后正式公布之日起执行,解释权归基金会运营管理部。
郑燕 | ¥776.00 | 2024.03.27 |
顾奕 | ¥500.00 | 2024.03.25 |
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李向东 | ¥1000.00 | 2024.03.22 |
万薇 | ¥100.00 | 2024.03.09 |
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万薇 | ¥100.00 | 2024.02.10 |
盛予芊 | ¥1000.00 | 2024.02.10 |
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郑燕 | ¥1500.00 | 2024.01.28 |
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深圳嘉石大 | ¥10000.00 | 2024.01.23 |
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顾奕 | ¥500.00 | 2024.01.20 |
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深圳市武英 | ¥3000.00 | 2024.01.18 |
万薇 | ¥100.00 | 2024.01.18 |
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